top of page

Zapierで業務自動化〜基本的な使い方から活用事例まで〜


こんにちは、JFSAです!今回は、フリーランスの皆さんにおすすめのツール、Zapierについてご紹介します。Zapierを活用することで、日々の業務を効率化し、より多くの時間をクリエイティブな活動に充てることができます。





Zapierとは?

Zapierは、異なるアプリケーション間の連携を自動化するツールです。Gmail、Slack、Trello、Googleスプレッドシートなど、数百種類のアプリケーションと連携することができます。


基本的な使い方

  1. アカウントの作成 まずは、Zapierの公式サイト(https://zapier.comでアカウントを作成します。無料プランでも多くの機能が利用可能です。

  2. Zapの作成 Zapierでは、自動化の設定を「Zap」と呼びます。Zapを作成するには、「Make a Zap」ボタンをクリックします。

  3. トリガーの設定 Zapは「トリガー」と「アクション」の2つのステップで構成されます。まずは、トリガーとなるアプリケーションとイベントを設定します。例えば、「Gmailで新しいメールを受信したとき」をトリガーとして設定します。

  4. アクションの設定 次に、トリガーが発生したときに行うアクションを設定します。例えば、「Googleスプレッドシートに新しい行を追加する」といったアクションを設定します。

  5. テストと有効化 設定が完了したら、Zapをテストして正しく動作するか確認します。問題がなければ、Zapを有効にして自動化を開始します。



活用事例


1. GmailとGoogleスプレッドシートの連携

新しいメールがGmailに届くたびに、そのメールの情報をGoogleスプレッドシートに自動で記録するZapを作成します。

設定方法

  1. トリガーの設定

  • アプリケーション:Gmail

  • トリガーイベント:New Email

  • Gmailアカウントを連携し、条件(ラベルやフォルダーなど)を設定します。

  1. アクションの設定

  • アプリケーション:Google Sheets

  • アクションイベント:Create Spreadsheet Row

  • Googleスプレッドシートを連携し、追加するシートとカラムを指定します。

  1. テストと有効化

  • Zapをテストして、正しく動作するか確認します。

  • 問題がなければ、Zapを有効にします。


2. TrelloとSlackの連携

Trelloで新しいカードが作成されたときに、Slackに通知を送るZapを作成します。

設定方法

  1. トリガーの設定

  • アプリケーション:Trello

  • トリガーイベント:New Card

  • Trelloアカウントを連携し、対象のボードとリストを指定します。

  1. アクションの設定

  • アプリケーション:Slack

  • アクションイベント:Send Channel Message

  • Slackアカウントを連携し、メッセージを送るチャンネルとメッセージ内容を設定します。

  1. テストと有効化

  • Zapをテストして、正しく動作するか確認します。

  • 問題がなければ、Zapを有効にします。


3. InstagramとDropboxの連携

Instagramに新しい写真を投稿すると、自動的にその写真をDropboxに保存するZapを作成します。

設定方法

  1. トリガーの設定

  • アプリケーション:Instagram

  • トリガーイベント:New Media Posted in My Account

  • Instagramアカウントを連携します。

  1. アクションの設定

  • アプリケーション:Dropbox

  • アクションイベント:Upload File

  • Dropboxアカウントを連携し、保存するフォルダーを指定します。

  1. テストと有効化

  • Zapをテストして、正しく動作するか確認します。

  • 問題がなければ、Zapを有効にします。


4. X(旧Twitter)とGoogleスプレッドシートの連携

特定のハッシュタグが付いたツイートを自動でGoogleスプレッドシートに記録するZapを作成します。

設定方法

  1. トリガーの設定

  • アプリケーション:Twitter

  • トリガーイベント:Search Mention

  • Twitterアカウントを連携し、検索キーワード(ハッシュタグ)を設定します。

  1. アクションの設定

  • アプリケーション:Google Sheets

  • アクションイベント:Create Spreadsheet Row

  • Googleスプレッドシートを連携し、追加するシートとカラムを指定します。

  1. テストと有効化

  • Zapをテストして、正しく動作するか確認します。

  • 問題がなければ、Zapを有効にします。



まとめ

Zapierを活用することで、日々の業務を効率化し、時間を有効に使うことができます。今回は基本的な使い方といくつかの活用事例を紹介しましたが、Zapierの可能性は無限大です。ぜひ、皆さんも自分の業務に合ったZapを作成してみてください!

bottom of page